Meridio Document and Records management system je programski paket za upravljanje z e-dokumenti in zapisi. Omogoča spremljanje posameznih faz od začetka življenjskega cikla posameznega dokumenta preko kreiranja, ažuriranja, pregleda in odobritve končne verzije (Document Management), do kasnejšega zakonsko določenega hranjenja in potem arhiviranja ali uničenja dokumenta (Records Management). Omogoča hkraten dostop več uporabnikov, hitro iskanje in pregledovanje, kontrolo verzij, dostop preko interneta, seveda ob upoštevanju dogovorjenih varnostnih omejitev dostopa.

Meridio sistem izpolnjuje zahtevane pogoje: samostojno ščiti shranjene informacije, omogoča hiter pristop k informacijam, je enostaven za uporabo, saj je dostopen iz poznanih vmesnikov (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Internet), zagotavlja enostavno širitev pri naraščanju števila dokumentov ali uporabnikov, s tem pa daje dolgoročno stabilnost poslovanju organizacije.

Meridio sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi zagotavlja varno odlagališče, skladišče za vse e-dokumente neke organizacije, kjer so istočasno tudi enostavno in hitro dostopni pooblaščenim uporabnikom preko interneta ali tradicionalnih vmesnikov. Tako lahko celotna organizacija uporablja vse nestrukturirane podatke, ki jih ima.

Enostavna uporaba

Vaša investicija se povrne in obrestuje, kadar uporabniki sprejmejo novo tehnologijo in jo uporabljajo z minimalnim izobraževanjem ali celo brez.

• znani vmesniki (MS Office, Internet Explorer).

Zaščita dokumenta

Informacije so največja dobrina podjetja, zato se najprej izpolni pogoj za kakovostno zaščito intelektualnega kapitala podjetja.

• Meridio ščiti dokumente pred nepooblaščenim dostopom (za vsak dokument se lahko določijo nivoji dostopa za različne uporabnike ali grupe uporabnikov)
• kontrola dostopa na nivoju dokumenta definira, kaj lahko kdo dela z dokumentom
• dostop do vsebine dokumenta je mogoč le preko Meridia
• filtriranje nedostopnih informacij
• možnost revizije in kontrole.

Integriteta dokumenta

Meridio je zaščiten pred nenadno izgubo informacij.

• dokument se zaklene, da ne bi prišlo do večkratnega simultanega ažuriranja istega dokumenta. Le en uporabnik lahko hkrati kreira novo verzijo dokumenta. Stare verzije ostanejo shranjene in dostopne preko »history« liste
• kontrola verzij in dnevnik sprememb omogočata vrnitev na prejšnje verzije
• zelo konzervativna politika brisanja - bolje je arhivirati, kot brisati
• integrirani procesi izdelave varnostnih kopij in restavracije podatkov. (Meridio ima vgrajen svoj »backup« mehanizem, ki deluje sam ali pa v kombinaciji z že obstoječo »backup« strategijo).

Fleksibilnost v organiziranju informacij

• administrator definira metapodatke o dokumentih
• kategorije dokumentov (npr.: tehnični, prodajni, nabavni, management ...)
• personalizirani logični pogledi na repozitorij dokumentov
• komponente dokumentov se povezujejo s pomočjo relacij.

Enostavno iskanje informacij

Meridio zmanjšuje stroške iskanja in dostopa.

• pregled skozi hierarhijo »folderjev«. (Vsako deblo direktorijev se lahko naredi dostopno vsakemu avtoriziranemu uporabniku)
• iskanje po metapodatkih in/ali vsebini. (Fleksibilno iskanje omogoča uporabnikom kreiranje zelo natančnih poizvedb dokumentov)
• shranjevanje in skupna uporaba že definiranih poizvedb. (Vsaka kreirana poizvedba se lahko shrani za ponovno uporabo. Uporabljajo jo lahko tudi drugi uporabniki ali obiskovalci spletnih strani)
• agenti za poizvedbo. (Shranjene poizvedbe se lahko izvajajo dnevno, kot batch procedure).

Fleksibilen dostop k vsebini

Meridio omogoča lahko uporabo informacij.

• integrirani pregledovalnik (viewer) dokumentov podpira preko 200 različnih formatov datotek
• »On the fly« transformiranje podatkov v HTML obliko za spletne uporabnike Meridia
• uporaba aplikacije, v kateri je bil dokument narejen
• prezentiranje istega dokumenta v raznih oblikah (npr.: PDF).

Dolgoročna stabilnost

Sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi mora omogočati trajne in zanesljive dostope do vsebin. Ne samo, da je stabilen v obstoječih pogojih, vaš sistem mora biti prilagodljiv vse večjim zahtevam, tako po številu uporabnikov, ki ga uporabljajo, kot po rasti organizacije (vse večje število dokumentov).

Z uporabo osrednjega Meridio skladišča dokumentov in zapisov, vaša organizacija prihrani stroške z lažjim in hitrejšim dostopom do pravih informacij, s skrajšanjem periode učenja, z zmanjšanjem vzdrževalnih izdatov, z manjšo ceno fizične hrambe dokumentov in s polno kontrolo celotnega življenjskega ciklusa informacij združenih iz različnih virov.

• Elektronsko_upravljanje_dokumentov/Meridio.pdf (pdf / 120 kb)